martes, 18 de septiembre de 2018

Analizar Recibos del Histórico y Enviarlos por Email

AdmiCond Express 5.1/5.2 ,
Analizar Recibos del Histórico y Enviarlos por Email
Una de las características que hacen de AdmiCond Ultemate la mejor Aplicación para Administrar Condominios, es su capacidad de archivar automáticamente el resultado de cada facturación, de manera que los Recibos siempre estarán disponibles para analizarlos, imprimirlos o simplemente para visualizar su contenido, así como siempre estar listos para ser enviados de nuevo a través de Internet, en el momento en que el propietario lo solicite, sin ninguna dificultad, más que hacer un par de clics.
Existe otro tema que también se refiere al envío de Recibos por Internet, pero la diferencia con este caso radica en que el tratamiento es individual, es decir, se visualizan o analizan los Recibos perteneciente a un Propietario en particular, siendo que cualquiera de ellos pueden serle reenviados y en el momento que se desee.

Para iniciar esta poderosa función se hace clic sobre el botón Buscar en el Histórico del Panel Maestro de Condominios.
   


A través del Panel del Histórico de Recibos se seleccionará el Inmueble para el cual se desea visualizar, analizar, imprimir o enviar, etc., los Recibos allí archivados.


Al pulsar sobre Analizar este registro Histórico es la facilidad que se puede realizar sobre el Recibo seleccionado según el Mes/Año que corresponda la facturación. También Enviar por Internet si fuera el caso.


Como pueden observar, que a diferencia de la otra alternativa la cual brinda la posibilidad de enviar todos los Recibos en una misma sesión, aquí se hace según sea el caso particular de algún Propietario que lo requiera. 





Enviando un único Recibo o varios si fuera el caso, pero siempre para el mismo Propietario.






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domingo, 16 de septiembre de 2018

Enviar por Internet la Facturación del Condominio

AdmiCond Express 5.1/5.2 ,
Enviar por Internet la Facturación del Condominio
Luego de cada Facturación de cierre mensual el sistema brinda la oportunidad de enviar la Relación de Gastos (Recibo) de los Condominios a través de Internet.

A partir de la versión AdmiCond Ultimate el proceso se ha simplificado, pero incorporando nuevas facilidades como la de archivar de forma permanente y automática los Recibos al finalizar cada Facturación Definitiva Mensual, de manera que puedan ser enviados posteriormente y en cualquier momento, sin restricciones de ningún tipo o depender de la culminación otros procesos previos, ni condiciones.  

La conversión de cada Recibo al formato PDF también es automática, y se utiliza dicho formato, a los fines de resguardar la integridad del documento, que a la vez es un símil de la Factura que se envía, conservando toda su validez legal.




Procedimiento

Estando frente al Panel Maestro de Condominios:

1.- 
Haga clic para seleccionar el Mes/Año de la facturación a que correspondan los Recibos o Relación de Gastos que desea enviar. 

Luego haga clic nuevamente sobre el Botón Relación de Gastos por Internet.  




2.- 
Seleccione los Inmuebles de los propietarios a quienes les desea enviar sus Recibos vía Internet, según se muestra en la siguiente Figura.

Es de hacer notar que sólo aparecerán en ese panel los propietarios cuyas direcciones de correo electrónico hayan sido registrados y con formato válido.

Presiones en Enviar...



...y espere hasta la culminación del proceso de envío.




3.- 
Una vez culminado el proceso de envío de los Recibos, puede hacer clic sobre el botón Informe de la Sesión para verificar el resultado de los envios.



Podrá ver el resultado de cada envío y constatar que si existe algún que requiere volverse a enviar o si todos resultaron exitosos. 





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jueves, 31 de mayo de 2018

Cómo respaldar y restaurar la información de Aplicaciones AdmiCond

Cómo respaldar y restaurar la información de Aplicaciones AdmiCond
Básicamente, el respaldo de información, también llamado “Backup” o “Copia de seguridad”, es el procedimiento que se implementa cuando queremos tener resguardados nuestros datos o documentos

Un respaldo de información bien organizado y estructurado nos permitiría volver a acceder a nuestros documentos para continuar trabajando con la mayor velocidad y eficiencia posibles, además de evitar que información importante se pierda, y con ella años de trabajo.

Habiendo entendido la importancia del respaldo de información, la copia de seguridad de nuestros datos debería ser realizado en múltiples dispositivos de almacenamiento, y también, para mayor seguridad en la nube, en cualquiera de los servicios que existen para ello en la actualidad.
 
En AdmiCond nos hemos adelantado y aquí les damos la fórmula para Respaldar los Datos de manera segura y fácil de restaurar en caso de que suceda algún imprevisto, más precisamente con los discos duros, ya que estos son bastante delicados y son uno de los componentes informáticos con más alta probabilidad de presentar fallos.


Alerta cuando los datos sufren cambios
Al abrir o cerrar el programa administrativo principal de AdmiCond se verifica si hubo cambios en los datos y en caso de haberlos, siempre se le advertirá de ello con una invitación a ejecutar el procedimiento de Respaldos que el sistema provee a través de un mensaje similar al de la siguiente imagen.


Es responsabilidad del usuario la decisión de realizar el respaldo o posponerlo.


Respaldar los datos en ubicaciones externas al sistema
Antes de proceder debe asegurarse de que el programa principal de AdmiCond esté cerrado y recuerde que la aplicación para los respaldos puede activarse automáticamente al cerrar, o haciendo doble clic sobre el ícono ubicado en el escritorio de Windows.

Una vez activada la aplicación debe aparecer un panel similar al de la figura.

Para iniciar el proceso de respaldo de los datos de AdmiCond haga clic en la opción Respaldo local  ubicada al principio del panel y luego clic nuevamente sobre el botón que le permite Seleccionar la ubicación donde desea guardar el respaldo.

En el siguiente panel haga clic para seleccionar la unidad de disco o la carpeta (o crear una nueva) donde desea que se guarden los respaldos.

Es buena práctica usar los dispositivos extraíbles en virtud a que permiten que los datos puedan ser restaurados, tanto en el mismo como en otro lugar distinto, independientemente de las causas que obligaron su respaldo. Son de mucha utilidad cuando se requiere cambiar de equipo o reponer uno dañado, etc.

Al completarse el respaldo, le será notificado a través de un aviso y una advertencia.

Ejemplo ilustrativo de los Respaldos de AdmiCond
Independientemente de cual sea la unidad o la carpeta que el usuario seleccione para guardar los respaldos, la aplicación siempre creará dentro de ese lugar, una carpeta cuyo nombre coincidirá con el Código de Licencia actualmente activa y la llamaremos “Carpeta de Respaldos”.

Dentro de la Carpeta de Respaldos, siempre serán creadas varias sub carpetas, entre las cuales se pueden identificar las que contendrán la imagen exacta de la data de trabajo que existía para el instante en que se generó el respaldo, llamadas “Carpetas de Imagen de Data”. El nombre de estas carpetas siempre tendrá el formato de “Data-dd-mm-aaaa”, coincidiendo con el día, el mes y el año del respaldo.

Dentro de cada Carpetas de Imagen de Data, habrá tantas imágenes de datos como respaldos se hayan realizado en esa misma fecha, es decir, según el “día-mes-año”, tal y como lo indique el nombre de la respectiva carpeta.

En la ilustración de ejemplo puede observarse que el nombre de cada archivo está formado, entre otros detalles, por la fecha y la hora en que se generó el respaldo, siendo que los respaldos de un mismo día se diferencian el uno del otro, por la hora, los minutos y los segundos. Todos los archivos terminan con la extensión “.bck”.

De igual manera se puede observar en la siguiente ilustración de ejemplo, que, dentro de la misma Carpeta de Respaldos, también se crea otro conjunto de Sub Carpetas que contendrán todos las Facturas o Recibos de Condominio generados hasta el momento en que se creó el respaldo. Como su nombre lo indica, son las carpetas contentivas de los “Archivos de Facturación Mensual” y cuya terminación es “mm-aaaa”, que corresponde al mes y el año en los cuales se organizan los respectivos archivos dentro de los respaldos.

ADVERTENCIA IMPORTANTE: 
El ejemplo tiene carácter ilustrativo únicamente. El usuario debe abstenerse de acceder, editar, eliminar, etc., cualquiera de las parte del contenido de los respaldo, por cuanto estaría dañando el único recursos de que dispondría la aplicación, a la hora de requerir su restauración en caso de desastre mayor.

Restaurar los datos desde un archivo de respaldos
Antes de proceder debe asegurarse de que el programa principal de AdmiCond esté cerrado y recuerde que la aplicación para los respaldos puede activarse automáticamente al cerrar, o haciendo doble clic sobre el ícono ubicado en el escritorio de Windows.

Para restaurar los datos de AdmiCond desde una ubicación de respaldos, haga clic en la opción Recuperación desde respaldo local  situada al final del panel de la aplicación para los respaldos.
En el siguiente panel, pulse sobre el botón Examinar y ubique la Carpeta de Respaldos, luego navegue hasta el archivo contentivo del respaldo que desea restaurar, el cual debe estar identificado por una fecha y hora exacta, además de tener extensión .bck

Al seleccionar el archivo deseado, el sistema le indicará si el mismo es válido para la operación. De ser así, pulse sobre el botón Restaurar.
Es importante resaltar que al seleccionar el archivo para restaurar un respaldo, la aplicación también seleccionará de forma automática todos archivos de Facturas o Recibos de Condominio que se hayan respaldado, por cuanto siempre estarán sincronizados, los cuales igualmente son restaurados. 


Al completarse la restauración, el usuario será debidamente notificado.



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martes, 2 de mayo de 2017

Como Administrar el Fondo de Anticipos para Cancelar Recibos

AdmiCond Express 5.1/5.2 ,
Como Administrar el Fondo de Anticipos para Cancelar Recibos
Para Administrar el Fondo de Pre Pagos en el cual los propietarios abonan sumas de dinero con el fin de pagar por adelantado, aquellos Recibos de Condominio que a futuro dicho fondo pueda cubrir en su totalidad, debe proceder como sigue:

Pulse sobre Aptos./Loc.Ofic del panel Maestro de Condominios (Fig. 1) para abrir el panel de Inmuebles (Fig. 2). El botón Aptos./Loc.Ofic también se encuentra en el panel Edificios.

Fig. N° 1


Seleccione el Inmueble para el cual se desea aplicar el Abono y luego haga Clic sobre el botón Administrar Pre Pagos.


Fig. N° 2


En el siguiente Panel como la Figura N° 3. haga Clic sobre el botón Agregar.

Fig. N° 3




Como se muestra en el siguiente Panel (Figura N° 4) tiene la oportunidad de seleccionar el tipo de Abono: Efectivo o en Cheque.

Para el caso de Abonos con Cheques, se introduce el número en la casilla correspondiente, así como un control replegable con opciones de nombres de Bancos.

El monto respectivo al tipo de la operación se debe introducir en las casillas Debe o Haber, según sea el caso.

Cuando el Monto trascrito sea errado, se puede corregir al pulsar sobre el botón con la X roja, con lo cual borra el contenido de las casillas para luego proceder a escribir la cantidad correcta y en el lugar apropiado.

Fig. N° 4


Para completar el ingreso del Abono pulse el botón Actualizar, como muestra la Figura N° 5.

Fig. N ° 5


Para Visualizar e Imprimir la relación de operaciones sobre Abonos del Inmueble seleccionado, pulse el botón Comprobantes de Abonos como muestra la Figura N° 6.

Fig. N° 6


Una vista previa del reporte de relación de Abonos lo muestra la Figura N° 7.

Fig. N° 7




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Cómo registrar Proveedores, Categorías y Conceptos para el Condominio

AdmiCond Express 5.1/5.2 ,
Cómo registrar Proveedores, Categorías y Conceptos para el Condominio
Los conceptos utilizados para describir los gastos están clasificados por categorías pero a su vez, también están relacionados con algún Proveedor del servicios. De allí la razón para agruparlos en este tema.

Registrar proveedores
Los proveedores se registran una vez hecho clic sobre la opción Proveedores del menú Archivos para abrir el panel como indica la  Figura Nº 1. 

Haga Clic sobre el Botón Agregar, luego de completar los datos requeridos, pulse en Actualizar.


Una operación similar se utilizará para modificar los datos, sólo que en su lugar, se debe presionar primeramente en Modificar.

Fig N° 1

Registrar Categorías y Conceptos
Haga Clic sobre la Opción Conceptos del menú Archivos, para abrir el panel respectivo.

Todo Conceptos debe pertenecer a una Categoría y estar asociado a un Proveedor de Servicios.

Para registrar una nueva Categoría debe operar del lado derecho del panel y hacer Clic sobre el botón Agregar. Complete los datos de la nueva categoría y pulse Actualizar para finalizar.

Para Registrar un Concepto debe operar del lado izquierdo del panel. Haga Clic sobre el botón Agregar, luego seleccione un Proveedor de la lista plegable. Complete los datos del Concepto y finalmente pulse en Actualizar.

Haga Clic sobre la línea de un Concepto y pulse en Ver Proveedor para verificar el Proveedor asociado ese Concepto. Ver Figura Nº 2.

Fig. N° 2



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jueves, 2 de marzo de 2017

Cómo registrar los Gastos de los Condominios en AdmiCond

AdmiCond Express 5.1/5.2 ,
Cómo registrar los Gastos de los Condominios en AdmiCond
1.- Haga clic para expandir el menú Archivo, 

2.- Seleccione la Opción deseada en: Gastos Generales.





3.- Haga clic sobre el botón Agregar. 




4.- Haga Clic sobre el botón Seleccionar Descripción y seleccione la Descripción del Gasto


5.-  Introduzca el monto del gasto y pulse en Actualizar.






6.- Si el Gasto es No Común, al pulsar en Actualizar debe  seleccionar los Inmuebles que serán afectados por el referido gasto. 

Una vez completada la selección de inmuebles pulse Aplicar.



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miércoles, 1 de marzo de 2017

Cómo Manejar los Fondos del Condominio en AdmiCond

AdmiCond Express 5.1/5.2 ,
Cómo Manejar los Fondos del Condominio en AdmiCond
Para manejar cualquiera de los Fondos disponibles, proceda como sigue:

1.- Hacer clic para expandir el menú Archivos,

2.- Seleccione la Opción deseada en Fondos Generales


Fig. N° 1

Haga clic sobre la Opción Respectiva, con lo cual y para todos los casos, se mostrará el panel similar al de la Figura Nº 2. Haga Clic sobre el botón Agregar para iniciar la operación.

Fig. N° 2

Como se muestra en la Figura Nº 3, 


a) Haga Clic para seleccionar Cheque o Efectivo. (El Ejemplo será con Cheque) 

b) Complete y/o selecciones los datos necesarios para completar la operación. 

En caso de equivocación en el monto, puede corregir a través del botón para borrar.

Fig. N° 3

Como se muestra en la Figura Nº 4, 

c) Haga Clic en Imprimir Cheque si fuera el caso.
Fig. N° 4

Como se muestra en la Figura Nº 5, 

d) El sistema pedirá el Nombre del Beneficiario antes de Imprimir Cheque.
Fig. 5

Como se muestra en la Figura Nº 6, 

e) Para completar la operación haga clic en Actualizar, o en Cancelar si desea abortar la operación.

Fig. 6







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Cómo procesar pagos de los Recibos de Condominio

AdmiCond Express 5.1/5.2 ,
Cómo procesar pagos de los Recibos de Condominio
Para procesar pagos de la deuda pendiente en general, debe proceder como sigue:

Pulse sobre Aptos./Loc.Ofic del panel Maestro de Condominios (Fig. 1) para abrir el panel de Inmuebles (Fig. 2). El botón Aptos./Loc.Ofic también se encuentra en el panel Edificios.

Fig. N° 1

Seleccione el Inmueble para el cual se desea procesar la deuda y luego haga Clic sobre el botón Procesar la Deuda Actual y seguidamente se abrirá otro panel similar a la Figura N° 3.


Fig. N° 2

Seleccione una opción: Efectivo, Cheque/Depósito o Fondos por Abonos en la sección Forma de Pago.

Seleccione la o las deudas en las filas a la izquierda del Panel y el sistema calculará automáticamente el Monto total a pagar. 

Si el pago es con Cheque/Depósito debe introducir el Nº de Cheque o Depósito y seleccionar el Banco. Figura N° 3.


Fig. N° 3

Con el Fondos por Abonos el sistema le mostrará el Monto en Abono que para el momento mantiene el inmueble, así como el saldo restante una vez completada la operación al pulsar el botón Procesar pagos.  Figura N° 4.

Fig. N° 4

Si los Fondos en Abonos no cubren la cantidad necesaria para procesar los pagos, el sistema se lo notifica mediante la leyenda Saldo insuficiente como en la Figura N° 5.

Fig. N° 5


Una vez procesado el pago correspondiente, el sistema le dará la opción de Imprimir de inmediato el Comprobante de Pago respectivo. Ver Figura N° 6. 

También tendrá la opción de Imprimirlo más adelante, a través del control Comprobantes de Pagos del panel de Inmuebles.

Figura N° 6

Un ejemplo de Impresión Inmediata del Comprobantes de pago lo puede visualizar en la Figura N° 7.


Figura N° 7


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