AdmiCond - Software para Condominios Gratis y Premium

jueves, 2 de septiembre de 2021

Software para Condominios Gratis o Premium - AdmiCond Premier Edition

El Sistema AdmiCond R1 Premier Edition se ha desarrollado para quienes prefieren los procesos en equipos locales propios, con lo cual ejercer control absoluto sobre toda la información.

Permite gestionar grandes cantidades de Condominios, como en las organizaciones prestadoras de servicios, pero es igual de útil para las comunidades Autogestionadas. Puede manejar gastos en Divisa o en moneda local.

Por otro lado, los resultados del proceso pueden enviarse a cada propietario a través de un simple correo electrónico, pero también brinda la facilidad de que dichos resultados puedan ser visualizados a través de páginas web.

La configuración es totalmente automática y no se requiere de conocimientos previos sobre de redes, ni de base de datos. Tampoco se exige ser titular en alguna profesión en particular.

Sobre el modelo

Debe entenderse que la Deuda General del Condominio, corresponde a la sumatoria de las obligaciones económicas impagas que posee una unidad del condominio (departamento, casa, parcela).

El modelo usado en esta aplicación es la de distribuir la Deuda General del Condominio, en función de la Alícuota, que es el porcentaje de los gastos que corresponde ser pagado por el propietario de una unidad del condominio.

La suma de las alícuotas de todas las unidades del condominio debe ser 100%.

Ventajas para los Propietarios

A partir del primer correo recibido, el propietario podrá conocer y manejar su deuda por Internet, sin necesidad de registro ni de claves de acceso.

Entre otras acciones, podrá:

Acceder a la Web para consultar su estado de cuenta y la deuda con su Condominio.
Seleccionar y cancelar directamente cada Recibo pendiente por pagar.
Notificar al administrador acerca de la acción del pago, haciéndolo todo en un solo acto.

Adaptado al Teléfono Móvil

Muchas operaciones diarias se hacen desde el celular, incluyendo las transacciones bancarias.

Al pagar la deuda se guarda el comprobante bancario.

Al hacer la notificación al administrador, el sistema buscará y adjuntará el comprobante, de manera automática.

Debemos aclarar que esta aplicación Web funciona en cualquier dispositivo, bien sea un celular, una tablet, o una computadora.

A continuación dos ejemplos gráficos del Aviso de Cobro y del Balance de Ingresos y Gastos Mensual.

Haga clic sobre las imágenes para agrandarlas.

Descargue desde aquí AdmiCond R1 Premier Edition.

domingo, 9 de febrero de 2020

Cargar Datos del Condominio usando Hojas de Excel

Anónimo AdmiCond Express 5.1/5.2 ,

De ahora en adelante, la tarea de cargar la información de los Condominios puede hacerse de forma sencilla a partir de Hojas Excel.

La nueva Función lee, verifica los datos y de manera automática crea los registros para cada uno de los Edificios, así como los registros correspondientes a cada uno de sus respectivos Inmuebles (Aptos., Loc., etc), para finalmente registrar los datos de cada Propietario.

Esta facilidad permite que pocos minutos el usuario pueda registrar cómodamente cualquier Condominio, incluida la información de todas sus dependencias relacionadas.

Es una solución extremadamente útil para los casos donde los Condominios son de grandes dimensiones, con variado número de Edificios y cientos de Apartamentos, oficinas, Locales Comerciales, etc.

Descargue aquí la versión completa de AdmiCond Universal Pro.

1.- Crear las Hojas Excel.

Al crear el archivo con formato Excel o (Libro Excel) el número de Hojas debe ser igual al número de Edificios del Condominio, como se muestra en el ejemplo:

El ejemplo puede referirse a un Condominio formado por cuatro (4) Edificios.

El Nombre de cada Hoja Excel debe corresponder, respectivamente, al Nombre de cada Edificio, tal y como se muestra en la parte inferior de las Hojas del ejemplo.

Finalmente, las seis (6) columnas que contienen cada Hoja Excel, deben guardar el estricto orden como se indica a continuación:

1.- Código del Inmueble (Apartamento, Local u Oficina). No debe estar en blanco ni ser numérico.

2.- Nombre y Apellido del Propietario. No debe estar en blanco.

3.- Alícuota de cada Inmueble. No debe estar en blanco y debe ser numérico.

4.- Alícuota del Edificio. No debe estar en blanco y debe ser numérico. Si no se utiliza escriba cero (0).

5.- Número Telefónico del Propietario. No debe estar en blanco. En caso de no disponer de la información, escriba "algo", como por ejemplo "--", dos guiones.

6.- Correo Electrónico del propietario Sin errores, no debe estar en blanco ni ser numérico. El programa, al verificar el formato, indicará la celda con el error.

En los casos donde no están disponibles los Emails de algunos propietarios, se puede usar temporalmente el correo del administrador y más tarde, cuando se tenga, sustituirlo por el email correspondiente.

Por último, se debe establecer un indicador de final de datos útiles en cada Hoja Excel.

7.- Indicador de Fin de Datos: La primera columna de la fila siguiente a la última que contenga datos útiles, debe contener el comodín **End, tal y como se observa en la imagen de ejemplo.

Descargar desde aquí la plantilla de Hoja de Excel.

2.- Cargar Datos desde las Hojas de Excel

Al registrar un nuevo Condominio, en el Panel de Edificios mostrará un aspecto similar al de la siguiente figura.

Haga clic sobre la imagen para verla en tamaño original

Haga clic sobre el botón Cargar con Hojas Excel.

Selecciones el archivo Excel contentivo de los datos que desea cargar y pulse Abrir para completar la acción.

El Sistema verificará cada una de las celda de todas las columnas, simultáneamente para todas las hojas en el archivo seleccionado.

De no encontrar algún error en los datos, continuará con el proceso de carga.

El final del proceso de carga se le notificará apropiadamente y el panel se cerrará.

La próxima vez que cierre/abra el Panel de Edificios, se verá reflejado la totalidad de los Edificios e igualmente, los Inmuebles procesados y cargados.

Descargue aquí la versión completa de AdmiCond Universal Pro.

miércoles, 22 de enero de 2020

Visualizar PDF desde el Histórico de Facturaciones Realizadas

Anónimo AdmiCond Express 5.1/5.2 ,

En cualquier versión AdmiCond, de 32 o 64 bits, desde el Panel Maestro de Condominios (o también desde el Panel de Inmuebles), el usuario puede revisar y volver a enviar por lote los Avisos de Cobro en formato PDF.

Cuando la operación se hace desde el Panel Maestro de Condominios se abre un nuevo panel como el de la imagen, que a su lado izquierdo mostrará la lista completa de todos los propietarios y a su lado derecho, la imagen de cada PDF correspondiente.

En cambio, si el clic fue hecho desde el Panel de Inmuebles se obtiene un resultado similar al anterior pero esta vez a su izquierda se mostrará una sola línea que corresponderá al propietario seleccionado, y a la derecha, se podrá ver la imagen del respectivo Aviso de Cobro o Recibo de Condominio.

ENVÍO POR INTERNET

Desde este lugar también se puede realizar el envío de la totalidad de los Avisos de Cobro de una Facturación específica.

Basta con hacer clic sobre Botón Enviar por Correo Electrónico y luego, volver a dar otro clic sobre el Botón Iniciar.

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martes, 18 de septiembre de 2018

Analizar Recibos del Histórico y Enviarlos por Email

Anónimo AdmiCond Express 5.1/5.2 ,

Una de las características que hacen de AdmiCond Ultemate la mejor Aplicación para Administrar Condominios, es su capacidad de archivar automáticamente el resultado de cada facturación, de manera que los Recibos siempre estarán disponibles para analizarlos, imprimirlos o simplemente para visualizar su contenido, así como siempre estar listos para ser enviados de nuevo a través de Internet, en el momento en que el propietario lo solicite, sin ninguna dificultad, más que hacer un par de clics.
Existe otro tema que también se refiere al envío de Recibos por Internet, pero la diferencia con este caso radica en que el tratamiento es individual, es decir, se visualizan o analizan los Recibos perteneciente a un Propietario en particular, siendo que cualquiera de ellos pueden serle reenviados y en el momento que se desee.

Para iniciar esta poderosa función se hace clic sobre el botón Buscar en el Histórico del Panel Maestro de Condominios.

A través del Panel del Histórico de Recibos se seleccionará el Inmueble para el cual se desea visualizar, analizar, imprimir o enviar, etc., los Recibos allí archivados.

Al pulsar sobre Analizar este registro Histórico es la facilidad que se puede realizar sobre el Recibo seleccionado según el Mes/Año que corresponda la facturación. También Enviar por Internet si fuera el caso.

Como pueden observar, que a diferencia de la otra alternativa la cual brinda la posibilidad de enviar todos los Recibos en una misma sesión, aquí se hace según sea el caso particular de algún Propietario que lo requiera.

Enviando un único Recibo o varios si fuera el caso, pero siempre para el mismo Propietario.

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domingo, 16 de septiembre de 2018

Enviar por Internet la Facturación del Condominio

Anónimo AdmiCond Express 5.1/5.2 ,

Luego de cada Facturación de cierre mensual el sistema brinda la oportunidad de enviar la Relación de Gastos (Recibo) de los Condominios a través de Internet.

A partir de la versión AdmiCond Ultimate el proceso se ha simplificado, pero incorporando nuevas facilidades como la de archivar de forma permanente y automática los Recibos al finalizar cada Facturación Definitiva Mensual, de manera que puedan ser enviados posteriormente y en cualquier momento, sin restricciones de ningún tipo o depender de la culminación otros procesos previos, ni condiciones.

La conversión de cada Recibo al formato PDF también es automática, y se utiliza dicho formato, a los fines de resguardar la integridad del documento, que a la vez es un símil de la Factura que se envía, conservando toda su validez legal.

Descargue aquí la versión en evaluación de AdmiCond Universal Pro.

Procedimiento

Estando frente al Panel Maestro de Condominios:

1.-
Haga clic para seleccionar el Mes/Año de la facturación a que correspondan los Recibos o Relación de Gastos que desea enviar.

Luego haga clic nuevamente sobre el Botón Relación de Gastos por Internet.

2.-
Seleccione los Inmuebles de los propietarios a quienes les desea enviar sus Recibos vía Internet, según se muestra en la siguiente Figura.

Es de hacer notar que sólo aparecerán en ese panel los propietarios cuyas direcciones de correo electrónico hayan sido registrados y con formato válido.

Presiones en Enviar...

...y espere hasta la culminación del proceso de envío.

3.-
Una vez culminado el proceso de envío de los Recibos, puede hacer clic sobre el botón Informe de la Sesión para verificar el resultado de los envios.

Podrá ver el resultado de cada envío y constatar que si existe algún que requiere volverse a enviar o si todos resultaron exitosos.

Descargue aquí la versión en evaluación de AdmiCond Universal Pro.

jueves, 31 de mayo de 2018

Cómo respaldar y restaurar la información de Aplicaciones AdmiCond

Anónimo

Básicamente, el respaldo de información, también llamado “Backup” o “Copia de seguridad”, es el procedimiento que se implementa cuando queremos tener resguardados nuestros datos o documentos

Un respaldo de información bien organizado y estructurado nos permitiría volver a acceder a nuestros documentos para continuar trabajando con la mayor velocidad y eficiencia posibles, además de evitar que información importante se pierda, y con ella años de trabajo.

Habiendo entendido la importancia del respaldo de información, la copia de seguridad de nuestros datos debería ser realizado en múltiples dispositivos de almacenamiento, y también, para mayor seguridad en la nube, en cualquiera de los servicios que existen para ello en la actualidad.

En AdmiCond nos hemos adelantado y aquí les damos la fórmula para Respaldar los Datos de manera segura y fácil de restaurar en caso de que suceda algún imprevisto, más precisamente con los discos duros, ya que estos son bastante delicados y son uno de los componentes informáticos con más alta probabilidad de presentar fallos.

Alerta cuando los datos sufren cambios
Al abrir o cerrar el programa administrativo principal de AdmiCond se verifica si hubo cambios en los datos y en caso de haberlos, siempre se le advertirá de ello con una invitación a ejecutar el procedimiento de Respaldos que el sistema provee a través de un mensaje similar al de la siguiente imagen.

Es responsabilidad del usuario la decisión de realizar el respaldo o posponerlo.

Respaldar los datos en ubicaciones externas al sistema
Antes de proceder debe asegurarse de que el programa principal de AdmiCond esté cerrado y recuerde que la aplicación para los respaldos puede activarse automáticamente al cerrar, o haciendo doble clic sobre el ícono ubicado en el escritorio de Windows.

Una vez activada la aplicación debe aparecer un panel similar al de la figura.

Para iniciar el proceso de respaldo de los datos de AdmiCond haga clic en la opción Respaldo local ubicada al principio del panel y luego clic nuevamente sobre el botón que le permite Seleccionar la ubicación donde desea guardar el respaldo.

En el siguiente panel haga clic para seleccionar la unidad de disco o la carpeta (o crear una nueva) donde desea que se guarden los respaldos.

Es buena práctica usar los dispositivos extraíbles en virtud a que permiten que los datos puedan ser restaurados, tanto en el mismo como en otro lugar distinto, independientemente de las causas que obligaron su respaldo. Son de mucha utilidad cuando se requiere cambiar de equipo o reponer uno dañado, etc.

Al completarse el respaldo, le será notificado a través de un aviso y una advertencia.

Ejemplo ilustrativo de los Respaldos de AdmiCond
Independientemente de cual sea la unidad o la carpeta que el usuario seleccione para guardar los respaldos, la aplicación siempre creará dentro de ese lugar, una carpeta cuyo nombre coincidirá con el Código de Licencia actualmente activa y la llamaremos “Carpeta de Respaldos”.

Dentro de la Carpeta de Respaldos, siempre serán creadas varias sub carpetas, entre las cuales se pueden identificar las que contendrán la imagen exacta de la data de trabajo que existía para el instante en que se generó el respaldo, llamadas “Carpetas de Imagen de Data”. El nombre de estas carpetas siempre tendrá el formato de “Data-dd-mm-aaaa”, coincidiendo con el día, el mes y el año del respaldo.

Dentro de cada Carpetas de Imagen de Data, habrá tantas imágenes de datos como respaldos se hayan realizado en esa misma fecha, es decir, según el “día-mes-año”, tal y como lo indique el nombre de la respectiva carpeta.

En la ilustración de ejemplo puede observarse que el nombre de cada archivo está formado, entre otros detalles, por la fecha y la hora en que se generó el respaldo, siendo que los respaldos de un mismo día se diferencian el uno del otro, por la hora, los minutos y los segundos. Todos los archivos terminan con la extensión “.bck”.

De igual manera se puede observar en la siguiente ilustración de ejemplo, que, dentro de la misma Carpeta de Respaldos, también se crea otro conjunto de Sub Carpetas que contendrán todos las Facturas o Recibos de Condominio generados hasta el momento en que se creó el respaldo. Como su nombre lo indica, son las carpetas contentivas de los “Archivos de Facturación Mensual” y cuya terminación es “mm-aaaa”, que corresponde al mes y el año en los cuales se organizan los respectivos archivos dentro de los respaldos.

ADVERTENCIA IMPORTANTE:
El ejemplo tiene carácter ilustrativo únicamente. El usuario debe abstenerse de acceder, editar, eliminar, etc., cualquiera de las parte del contenido de los respaldo, por cuanto estaría dañando el único recursos de que dispondría la aplicación, a la hora de requerir su restauración en caso de desastre mayor.

Restaurar los datos desde un archivo de respaldos
Antes de proceder debe asegurarse de que el programa principal de AdmiCond esté cerrado y recuerde que la aplicación para los respaldos puede activarse automáticamente al cerrar, o haciendo doble clic sobre el ícono ubicado en el escritorio de Windows.

Para restaurar los datos de AdmiCond desde una ubicación de respaldos, haga clic en la opción Recuperación desde respaldo local situada al final del panel de la aplicación para los respaldos.

En el siguiente panel, pulse sobre el botón Examinar y ubique la Carpeta de Respaldos, luego navegue hasta el archivo contentivo del respaldo que desea restaurar, el cual debe estar identificado por una fecha y hora exacta, además de tener extensión .bck

Al seleccionar el archivo deseado, el sistema le indicará si el mismo es válido para la operación. De ser así, pulse sobre el botón Restaurar.

Es importante resaltar que al seleccionar el archivo para restaurar un respaldo, la aplicación también seleccionará de forma automática todos archivos de Facturas o Recibos de Condominio que se hayan respaldado, por cuanto siempre estarán sincronizados, los cuales igualmente son restaurados.

Al completarse la restauración, el usuario será debidamente notificado.

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martes, 2 de mayo de 2017

Como Administrar el Fondo de Anticipos para Cancelar Recibos

Anónimo AdmiCond Express 5.1/5.2 ,

Para Administrar el Fondo de Pre Pagos en el cual los propietarios abonan sumas de dinero con el fin de pagar por adelantado, aquellos Recibos de Condominio que a futuro dicho fondo pueda cubrir en su totalidad, debe proceder como sigue:

Pulse sobre Aptos./Loc.Ofic del panel Maestro de Condominios (Fig. 1) para abrir el panel de Inmuebles (Fig. 2). El botón Aptos./Loc.Ofic también se encuentra en el panel Edificios.

Fig. N° 1

Seleccione el Inmueble para el cual se desea aplicar el Abono y luego haga Clic sobre el botón Administrar Pre Pagos.

Fig. N° 2

En el siguiente Panel como la Figura N° 3. haga Clic sobre el botón Agregar.

Fig. N° 3

Descargue aquí la versión completa de AdmiCond Universal Pro.

Como se muestra en el siguiente Panel (Figura N° 4) tiene la oportunidad de seleccionar el tipo de Abono: Efectivo o en Cheque.

Para el caso de Abonos con Cheques, se introduce el número en la casilla correspondiente, así como un control replegable con opciones de nombres de Bancos.

El monto respectivo al tipo de la operación se debe introducir en las casillas Debe o Haber, según sea el caso.

Cuando el Monto trascrito sea errado, se puede corregir al pulsar sobre el botón con la X roja, con lo cual borra el contenido de las casillas para luego proceder a escribir la cantidad correcta y en el lugar apropiado.

Fig. N° 4

Para completar el ingreso del Abono pulse el botón Actualizar, como muestra la Figura N° 5.

Fig. N ° 5

Para Visualizar e Imprimir la relación de operaciones sobre Abonos del Inmueble seleccionado, pulse el botón Comprobantes de Abonos como muestra la Figura N° 6.

Fig. N° 6

Una vista previa del reporte de relación de Abonos lo muestra la Figura N° 7.

Fig. N° 7

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Cómo registrar Proveedores, Categorías y Conceptos para el Condominio

Anónimo AdmiCond Express 5.1/5.2 ,

Los conceptos utilizados para describir los gastos están clasificados por categorías pero a su vez, también están relacionados con algún Proveedor del servicios. De allí la razón para agruparlos en este tema.

Registrar proveedores

Los proveedores se registran una vez hecho clic sobre la opción Proveedores del menú Archivos para abrir el panel como indica la Figura Nº 1.

Haga Clic sobre el Botón Agregar, luego de completar los datos requeridos, pulse en Actualizar.

Una operación similar se utilizará para modificar los datos, sólo que en su lugar, se debe presionar primeramente en Modificar.

Fig N° 1

Registrar Categorías y Conceptos

Haga Clic sobre la Opción Conceptos del menú Archivos, para abrir el panel respectivo.

Todo Conceptos debe pertenecer a una Categoría y estar asociado a un Proveedor de Servicios.

Para registrar una nueva Categoría debe operar del lado derecho del panel y hacer Clic sobre el botón Agregar. Complete los datos de la nueva categoría y pulse Actualizar para finalizar.

Para Registrar un Concepto debe operar del lado izquierdo del panel. Haga Clic sobre el botón Agregar, luego seleccione un Proveedor de la lista plegable. Complete los datos del Concepto y finalmente pulse en Actualizar.

Haga Clic sobre la línea de un Concepto y pulse en Ver Proveedor para verificar el Proveedor asociado ese Concepto. Ver Figura Nº 2.